PRODUKSI BARANG DAN JASA

1.Pengertian Manajemen Operasi

·         Produksi : proses penciptaan nilai barang dan jasa. Produksi harus dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan manusia, makin besar kebutuhan makin penting adanya pengelolaan operasi produksi, karena menyangkut pendayagunaan sumber-sumber daya perusahaan.

·         Menurut Grifin(2002), produksi dibedakan atas :

o   Operasi jasa(service operation) ; memproduksi barang tidak berwujud seperti ; hiburan, pendidikan, transportasi.

o   Produksi barang(Goods operation) ; memproduksi baran berwujud seprti ; kursi, mobil,         rumah.

o   Operasi perusahaan merupakan satu sistem produktif, yang mencakup subsistem input, proses, output, dan feed back.

Input mencakup komponen  sumberdaya perusahaan, yaitu ;   bahan mentah, tenaga kerja, modal,       energi,             dan sumber daya lain.

Proses adalah kegiatan mengolah sumberdaya menjadi output, yaitu    barang atau jasa yang dibutuhkan konsumen.            

Feed back adalah masukan  yang diperlukan untuk menyempurnakan sistim Operasi.  

Gambar  13  :  Sistim Produktif Operasi Perusahaan

                                                      Lingkungan luar

Output

                    

Tabel 9   : Contoh Sistem Produktif

Operasi	Input/Masukan	Output/Hasil
Bank Restoran Rumah sakit Perguruan Tinggi Pabrik	Kasir, Staf, Komputer, fasilitas, energi, sumberdaya lain Koki, pelayan, beras, sayur, daging, peralatan, energi Dokter, perawat, staf, peralatan, fasilitas, energi, sumberdaya lain Dosen, staf, lab, perpustakaan, buku, fasilitas pendidikan, energi, sumberdaya lain Mesin, peralatan, tenaga kerja, energi, bahan mentah	Jasa-jasa financial seperti : tabungan, giro, deposito, kredit, transfer, LC, dst Hidangan, pelayanan jamuan makan, hiburan Jasa kesehatan, pasien sehat Lulusan program pendidikan, riset, pengabdian masyarakat Barang-barang jadi

Manajemen operasi(MO) : serangkaian aktivitas menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output(Jay Heizer dkk, 2004). Input tsb adalah sumber daya perusahaan dan output adalah hasil produksi.

Manajemen operasi : usaha usaha pengelolaan sumberdaya atau factor produksi ; tenaga kerja, mesin, material, peralatan, secara optimal dalam proses transformasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi produk dan jasa(T.Hani Handoko,2000).

Manajer operasi adalah manajer yang bertanggungjawab memastikan bahwa proses operasi dapat menciptakan nilai dan manfaat.

Manajemen operasi perlu dipelajari karena :

a.      Manajemen operasi menyangkut salah satu dari tiga fungsi utama sebuah organisasi, yaitu ; pemasaran, produksi, dan keuangan.

b.      Perlunya pemahaman  bagaimana barang dan jasa diproduksi.

c.       Untuk mendalami tugas-tugas apa saja yang dilaksanakan seorang manajer operasi

d.      Bagian operasi dan produksi adalah bagian yang banyak menyerap biaya, yang perlu pengendalian.

2.      Proses operasi dan penggolongan operasi jasa

Proses operasi adalah serangkaian metode dan teknologi yang digunakan dalam memproduksi barang dan jasa. Proses operasi barang dan jasa dibedakan atas :

a.      Proses manufaktur barang adalah proses analisis dan sistensis.

Proses analisis : proses produksi yang menguraikan sumberdaya menjadi komponen untuk menciptakan produk jadi.

Proses sintesis : proses yang mengkombinasikan sumberdaya untuk menciptakan barang jadi.

b.      Proses jasa memerlukan tingkat kontak dengan pelanggan.

Sistim kontak tinggi(hig contact system) : tingkat kontak dengan pelanggan dimana pelanggan menjadi bagian system selama proses penyampaian jasa.

Sistim kontak rendah(low contact system) : tingkat kontak dengan pelanggan dimana pelanggan tidak perlu menjadi bagian system selama proses penyampaian jasa.

3.      Perbedaan operasi jasa dan produk

Dalam menentukan keputusan operasi, manajemen harus terlebih dahulu membedakan produknya apakah barang atau jasa, karena keduanya memiliki perbedaan. Barang sifatnya berwujud dan jelas spesifikasinya, sedangkan jasa sebaliknya.

Tabel  10  :  Perbedaan Keputusan MO Barang dengan Jasa

No	Keputusan Strategi MO	Barang	Jasa
1 2 3 4 5 6 6 7 8 9	Desain Pengelolaan Kualitas/mutu Perencanaan proses dan kapasitas Pemilihan lokasi Perencanaan tata Letak Perencanaan sumberdaya Manusia dan pekerjaan Manajemen pasokan Persediaan Scheduling/Jadwal Pemeliharaan	Produk nyata Standar kualitas obyektif Tidak melibatkan pelang-gan dalam hampir seluruh proses Lebih dekat ke sumber bahan baku dan pekerja Meningkatkan effisiensi produksi Fokus pada skill teknis. Standar kerja konsisten. Sistim upah berdasarkan output/hasil kerja Hubungan rantai supply dengan produk sangat penting Bahan baku, bahan setengah jadi,barang jadi bisa disimpan Jadwal produksi dipengaruhi kemampuan menyimpan Merupakan usaha usaha  pencegahan dan terjadi pada sisi produksi(Preventif)	Tidak nyata, terdapat seperangkat atribut/ciri-cirinya Standar kualitas subyektif Pelanggan terlibat langsung, kapasitas sesuai permintaan Lebih dekat ke pelanggan Meningkatkan kualitas produk dan produksi Pekerja langsung berinteraksi dengan pelanggan, standar kerja tergantung kepada persyaratan pelanggan Hubungan rantai pasokan penting, tapi tidak kritis Tidak bisa disimpan Jadwal produksi dipengaruhi kemampuan jadwal permintaan pelanggan  Merupakan usaha usaha  perbaikan dan terjadi pada sisi Pelanggan/Korektif

4.      Perencanaan operasi

Perencanaan dan pengendalian operasi bisa digambarkan sebagai berikut :

Gambar 14  : Perencanaan dan pengendalian operasi

Output ke pelanggan

Kendali operasi (pengendalian mutu/manajemen material)

Jadwal produksi Jadwal utama/ jadwal tambahan

Rencana operasi  jangka panjang (kapasitas/lokasi/tata ruang/kualitas/metode)

Umpan Balik

Perencanaan  bisnis dan peramalan

                                      

Aktivitas bisnis dimulai dari adanya perencanaan bisnis berikut peralamannya, yang dijabarkan kedalam rencana operasi jangka panjang  dan mencakup rencana kapasitas, lokasi, tata ruang, kualitas, dan metode. Berdasarkan rencana ini dibuat jadwal produksi, termasuk jadwal utama dan jadwal tambahan. Selama produksi dilaksanakan dilakukan pula pengendaliannya, termasuk aspek mutu dan ketersediaan materialnya. Hasilnya digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Dalam setiap tahap diatas, diperoleh umpan balik untuk memperbaiki proses maupun output, sehingga  seharusnya jika setiap tahap dilaksanakan dengan benar akan menghasilkan output yang baik dan diterima pelanggan.

a.    Perencanaan kapasitas

      Kapasitas adalah hasil produksi atau jumlah unit yang dapat ditahan, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah mesin dalam periode waktu tertentu. Kapasitas mesin harus diperhatikan karena :

• Mempengaruhi sebagian besar biaya tetap , yaitu biaya pemeliharaan dan penyusutan mesin.
• Menentukan kualitas pelayanan kepada pelanggan ; apakah perusahaan bisa memenuhi permintaan pelanggan atau tidak. Jika kapasitas terlalu kecil, pelanggan akan hilang.
• Mempengaruhi tingkat effisiensi produksi. Jika kapasitas terlalu besar dibanding permintaan pelanggan, maka akan terjadi idle capacity(kapasitas yang menganggur) artinya terjadi ineffisiensi.

Perencanaan kapasitas bisa dibedakan atas :

·         Perencanaan kapasitas untuk memproduksi barang ; .kapasitas diarahkan kepada jumlah produksi barang diatas permintaan normal

·         Perencanaan kapasitas untuk memproduksi jasa ; .kapasitas diarahkan kepada jumlah produksi jasa pada tingkat permintaan rata rata.

b.      Perencanaan lokasi

Lokasi perusahaan adalah tempat adalah tempat perusahaan melaksanakan aktivitas fisik atau aktivitas bisnisnya, sehingga dalam lokasi tersebut terdapat seluruh sumberdaya perusahaan(Tenaga kerja, mesin dan peralatan, metoda, material, berikut fasilitas lainnya) yang harus dikelola dengan baik. Pemilihan lokasi perusahaan harus benar-benar diperhatikan karena :

·         Merupakan salah satu factor pendukung tercapainya tujuan perusahaan

·         Menghindari lokasi yang eksesnya negatip

·         Meminimumkan beban biaya investasi dan operasional

·         Mempengaruhi kelancaran produksi maupun penjualan

·         Mempengaruhi kelancaran transaksi dan tingkat kepuasan pelanggan

·         Mempengaruhi tingkat effisiensi bisnis

·         Meningkatkan daya saing(competitive advantage) perusahaan

·         Mempengaruhi prospek pengembangan bisnis kedepan

Perencanaan  lokasi dibedakan atas :

·         Perencanaan lokasi untuk memproduksi barang ; .mempertimbangkan kedekatan dengan sumberdaya, bahan baku dan pasar, kesediaan tenaga kerja, energy, transportasi.

·         Perencanaan lokasi untuk memproduksi jasa ; .untuk jasa kontak rendah dipilih dengan memperhatikan kedekatan dengan sumberdaya, tenaga, gerai, dan transportasi. Untuk jasa kontak tinggi diusahakan harus dekat pelanggan.

c.       Perencanaan tata ruang(Layout)

Tata ruang menyangkut pengelolaan letak mesin, peralatan, proses, produk, serta fasilitas pendukung operasi lainnya. Perencanaan tata ruang dibedakan atas tata ruang produksi barang dan tata ruang produksi jasa.

Tata ruang produksi barang direncanakan untuk tiga jenis ruang ;

·         Fasiltas produktif, misalnya bengkel kerja dan peralatan produksi

·         Fasilitas non produktif ; tempat penyimpanan dan pemeliharaan

·         Fasiltas pendukung ; kantor,kamar kecil, area parkir, kafetaria

Tata ruang dibedakan atas ;

·         Tata ruang proses(process layout) ; pengelompokan kegiatan produksi yang mengelompokan peralatan dan orang orangnya berdasarkan fungsinya.

·         Tata ruang seluler(Celuler layout) ; pengaturan kegiatan produksi yang dirancang untuk memindahkan satu kelompok produk melalui alur yang sama.

·         Tata ruang produk(product layout) ; pengaturan kegiatan produksi yang dirancang khusus untuk membuat satu jenis produk melalui urutan tahapan tetap. Dalam tata ruang produk seringkali digunakan lini perakitan(assembly line), yaitu tata ruang produk dimana produk berpindah dari satu tahap ke tahapan lain dengan menggunakan ban berjalan atau peralatan lain hingga produk selesai dibuat.

Tata ruang produksi jasa.dirancang dengan mengamati apakah jasanya termasuk kontak rendah atau jasa kontak tinggi. Dalam sistim kontak rendah, peralatan diatur untuk memenuhi peningkatan produksi jasa, sedangkan dalam sistim kontak tinggi, tata ruang didisain untuk memenuhi kebutuhan dan haran pelanggan.

d.      Perencanaan kualitas

Perencanaan kualitas adalah sistim operasi dirancang untuk menjamin produk yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas perusahaan serta memenuhi persyaratan pelanggan. Kualitas adalah kemampuan suatu produk atau jasa dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Kualitas perlu dikelola dengan baik, karena :

·         Berpengaruh langsung terhadap peningkatan keuntungan dari penjualan melalui perbaikan respons terhadap pelanggan, penetapan harga jual yang profitable, serta peningkatan reputasi perusahaan, karyawan, maupun pemasoknya.

·         Menurunkan biaya produksi melalui peningkatan produktivitas, pengurangan biaya rework dan limbah produksi, serta pengurangan biaya garansi produk.

·         Meningkatkan keandalan produk melalui peningkatan kualitas spesifikasi produk, sehingga keselamatan penggunaan produk makin terjamin.

·         Bisa meningkatkan daya saing produk dalam bisnis global karena perusahaan senantiasa mengamati dan berusaha memenuhi harapan kualitas, desain, maupun harga di pasar internasional.

e.      Perencanaan metode

Perencanaan metode produksi barang, diarahkan kepada peningkatan kualitas produk dan effsiensi operasinya.Sedangkan dalam perencanaan metode produksi jasa, diarahkan kepada percepatan pelayanan, khususnya pelayanan dengan kontak rendah.

Baik  untuk produk maupun jasa, manajer harus memahami tahapan proses  produksi yang ada untuk mengevaluasi perfomansi proses kerjanya; sehingga dapat mingidentifikasi dimana titik titik lemahnya,

Dalam produksi jasa, harus bisa dilaksanakan analisis alur jasa(sevice flow analysis), yaitu metode untuk menganalisis suatu jasa dengan cara mengamati alur prosesnya. Selain itu, harus direncanakan adanya optimalisasi proses kerja sebagai salah satu metode pengendalian karyawan, serta proses kontak antara karyawan dengan pelanggan pada saat berlangsungnya transaksi jasa.

5.      Penjadwalan operasi

Penjadwalan operasi barang terdiri atas beberapa tingkat. Tingkat pertama adalah jadwal produksi utama(master production schedule), yaitu jadwal yang memperlihatkan produk yang akan diproduksi, waktu mulai produksi, serta sumber daya yang akan digunakan. Jadwal ini dijabarkan lagi kedalam jadwal kerja lain yang lebih terinci.

Dalam penjadwalan operasi jasa kontak rendah, penjadwalan didasarkan tanggal penyelesaian yang diinginkan atau waktu datangnya pesanan. Sedangkan dalam penjadwalan operasi jasa kontak tinggi, pelanggan dianggap sebagai bagian sistim yang harus dilayani dan penjadwalan jasa yang tepat tidak mungkin dilakukan.

Alat penjadwalan bisa berupa bagan Gantt(Gantt chart) atau bagan PERT(PERT diagram).

Bagan Gantt adalah jadwal produksi yang menggambarkan langkah langkah dalam suatu proyek dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap langkah. Manfaat bagan Gantt ;

• Semua kegiatan telah direncanakan
• Urutan kerja telah diperhitungkan
• Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat

Bagan PERT adalah  jadwal produksi yang menentukan urutan dan jalur kritis data dalam menjalankan langkah langkah dalam suatu proyek

6.      Pengendalian operasi

Pengendalian operasi(operation control) : proses pengawasan kinerja produksi dengan cara membandingkan antara hasil kerja yang dicapai dengan rencana kerja yang dibuat.Bila terjadi deviasi harus dilaksanakan tindak lanjut(follow up), yaitu aktivitas pengendalian produksi untuk menjamin keputusan operasi sudah dilaksanakan.

            Pengendalian operasi terdiri dari ;.

a.      Manajemen material

Manajemen material adalah ; perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian alur bahan bahan produksi dari perencanaan hingga distribusi barang barng jadi.

Salah satu cara pengendalian adalah dengan standarisasi , yaitu penggunaan bahan dan komponen yang standar serta seragam dalam proses produksi.

Bidang bidang utama yang harus mendapat perhatian dalam pembelian barang : transportasi, pergudangan, serta pengendalian persediaan.

Dalam pembelian material, ada 3 aspek yang harus diperhatikan ;

·         Biaya penyimpanan(holding cost) ; biaya untuk menjaga persediaan berlebih atau menjaga persediaan yang ada.

·         Waktu tunggu(lead time) ; waktu yang dibutuhkan sejak pemesanan dikirimkan hingga barang masuk gudang.

·         Seleksi supplier ; proses pemilihan dan penentuan supplier mana yang dipilih. Seleksi supplier mencakup penyelidikan supplier, evaluasi dan isolasi supplier terbaik, negosiasi persyaratan kerja, dan memelihara hubungan baik dengan suplier suplier positif.

b.        Alat pengendali proses operasi

·         Pelatihan karyawan ; peningkatan skill, pengembangan pengetahuan, atau perbaikan perilaku dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

·         Lean system ; sistim produksi yang dirancang untuk menciptakan kelancaran arus produksi dengan menghindari ineffisiensi, menghilangkan persediaan yang tidak perlu, dan memperbaiki proses produksi berkelanjutan.

·         Just in time ; metode produksi yang mengumpulkan seluruh bahan dan  komponen yang diperlukan di setiap tahap produksi pada waktu dibutuhkan.         

·         Perencanaan kebutuhan material(material requirement pl

anning) ; metode pengendalian material yang menggunakan rancangan material untuk menjamin bahan yang tepat telah dikirim ke tempat dan waktu yang tepat.

·         Rancangan material(bill of material) ; alat pengendali operasi yang merinci material yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk dan kuantitas yang dibituhkan untuk membuat satu kelompok produk.

·         Perencanaan sumberdaya manufaktur(manufacturing resource planning) ; versi bari dari MRP yang mengumpulkan dan mengkoordinasi pengadaan dari seluruh bagian kedalam kegiatan produksi perusahaan.

·         Pengendalian mutu(quality control) ; manajemen proses produksi yang dirancang untuk memproduksi barang atau menyediakan jasa yang sesuai dengan stándar kualitas tertentu.